Marzo 2025
Isabel Andrés Portí – Directora, guionista y archive producer, socia fundadora de ADAE.
En la industria audiovisual, el/la archive producer o visual researcher es una figura histórica cuyo trabajo ha sido durante mucho tiempo poco visible, a pesar de su impacto directo en la calidad y viabilidad de muchas producciones. Su labor va mucho más allá de localizar imágenes: implica entender bien lo qué el proyecto necesita, y por tanto lo que el director tiene en la cabeza, pero también los requerimientos de producción según presupuesto y timings. Significa conocer el máximo de fuentes posibles (bibliotecas, filmotecas, bancos de imágenes, archivos públicos y privados, etc.) e investigar, contextualizar, negociar los derechos necesarios y gestionar la compra y entrega de los materiales en el formato adecuado, que van a formar parte de la narrativa de una obra.
El uso de archivo no se limita al documental. En la ficción también es habitual que materiales de archivo formen parte de la obra final, o que se utilicen como documentación para departamentos como arte, vestuario o guión. Además, el concepto de archivo es amplio: no se refiere únicamente a imágenes del pasado, sino a materiales de múltiples tipos —fotografías, vídeos y películas, prensa, documentos, obras de arte, materiales gráficos o contenidos digitales— que pueden pertenecer tanto al presente como a distintos momentos históricos.
En los últimos años, especialmente con el crecimiento de las grandes producciones para plataformas, ha aparecido con más fuerza la figura del clearance coordinator. Este rol, más cercano al ámbito de producción y a la relación con departamentos legales o bufetes de abogados, se encarga de garantizar que todo lo que aparece en una obra —sea material de archivo o no— cumple con la legislación de propiedad intelectual y con los requisitos de distribución.
El contexto actual de la creación audiovisual es, además, cada vez más complejo. La diversidad de proyectos, la multiplicidad de fuentes de materiales y las exigencias legales de las plataformas internacionales requieren una atención muy rigurosa a los derechos de uso. Al mismo tiempo, es imprescindible garantizar la protección de los autores y propietarios de los materiales de archivo, cuyo trabajo y patrimonio deben ser respetados dentro de los procesos de producción.
La convivencia entre el/la archive producer y el/la clearance coordinator no siempre es sencilla. En ocasiones se producen solapamientos de funciones o dificultades derivadas del desconocimiento de las tareas específicas de cada perfil. Cuando el workflow no está bien definido, las decisiones legales pueden interferir en los procesos creativos y en las dinámicas de investigación que requieren experiencia y conocimiento especializado, además de dilatar los calendarios de producción.
Por eso es fundamental que los productores conozcan bien los atributos y responsabilidades de cada rol desde el inicio del proyecto, para que ambos roles trabajen en la misma dirección desde el primer minuto. El clearance coordinator, como responsable de que la obra no infrinja ninguna normativa, debe trabajar en comunicación constante con el/la archive producer, respetando su experiencia en la localización, negociación y valoración de materiales, y acordando cómo va a ser el flujo de comunicación entre ellos y otros departamentos como legal, contabilidad, producción, dirección… Al final el audiovisual es siempre un trabajo en equipo.
Muchos clearance coordinators provienen precisamente del mundo del archivo, ya que la experiencia en investigación y derechos proporciona una base sólida para este tipo de coordinación. Esto abre también una reflexión interesante: más que perfiles que colisionan o se solapen innecesariamente, pueden ser, y son, roles complementarios dentro de un mismo ecosistema profesional.
La clave está en diseñar un workflow claro desde el principio, dónde investigación, producción y departamentos legales colaboren de forma coordinada en favor del proyecto. Cuando esto ocurre, ambos perfiles se convierten en aliados fundamentales para que los proyectos lleguen a buen puerto, protegiendo tanto la seguridad legal como la integridad creativa de las obras.